Vervolg

INTRODUCTIE

In het eerste boekje heb ik diverse adviezen uit de praktijk opgenomen en dat heb ik in het tweede boekje laten volgen door voorbeelden – ook weer gebaseerd op de praktijk – van jammerlijke missers. Dat laatste onder het motto: van fouten kunnen we leren.
In dit vervolg zullen diverse uiteenlopende onderwerpen aan de orde komen. Onderwerpen die in discussies op sociale media aan de orde komen of op andere wijze mijn aandacht vangen. Daarbij zal ik zoveel mogelijk uit blijven gaan van een hoge praktische waarde met toepassingsmogelijkheden voor ondernemers in het MKB.

Het eerste onderwerp dat aan de orde komt past daar uitstekend in: BOEKHOUDING: ZELF DOEN OF NIET? Een beginnend ondernemer zal zich over deze vraag buigen. En ook bij een ondernemer die al enige tijd aan de slag is, zal deze vraag op enig moment (weer) aandacht verdienen. Immers, omstandigheden wijzigen, waardoor een eerder genomen besluit aan herziening toe kan zijn.



Rechtsboven op deze pagina ziet u de knop Overzicht verlofregelingen.
Anno 2015 zijn er 8 wettelijke regelingen. In deze regelingen worden geregeld wijzigingen aangebracht. Zo ook in 2015. Omdat niet iedereen bekend is met alle regelingen en de actuele stand van zaken, is dit overzicht opgesteld. Het overzicht is als informatiebron interessant voor zowel werkgevers als werknemers.
Ondanks het feit dat het een overzicht is, geeft het toch veel informatie. Hebt u het overzicht liever in PDF-formaat toegestuurd, dan kunt u dat aanvragen door een e-mail te sturen aan dick@dickcarol.nl. Het wordt u dan zonder kosten toegestuurd.



Voor alle duidelijkheid: niets uit onderstaande teksten mag op enigerlei wijze worden vermenigvuldigd zonder mijn instemming, tenzij met een nadrukkelijke bronvermelding.
 
Er ook voor het hierna volgende geldt dat ik (zowel in zake als in persoon) geen aansprakelijkheid kan accepteren voor mogelijke gevolgen van een actie die een andere uitkomst gaf dan op basis van onderstaande teksten werd verwacht.




BOEKHOUDING: ZELF DOEN OF NIET?
 
Laat ik eerst duidelijk maken dat ik geen administratiekantoor heb. Natuurlijk, op verzoek kan ik (tijdelijk) een boekhouding verzorgen, doch het is niet mijn ‘core business’. Ik preek dus niet voor eigen parochie. Wel heb ik al diverse ondernemers geadviseerd bij het maken van deze keuze. Het is dan ook vanuit deze – neutrale – adviesfunctie dat ik dit schrijf.

Veel ondernemers zijn BTW plichtig en daardoor verplicht een boekhouding te voeren. Daarnaast kan bijv. een geldschieter inzicht willen hebben in de ondernemingscijfers. Vanwege het verplichte karakter wordt een boekhouding vaak gezien als een noodzakelijk kwaad. Maar, het is meer dan dat! Een boekhouding levert informatie op en goede informatie is van belang voor een goede bedrijfsvoering. Een paar voorbeelden. Hoe gaat het met de ontwikkeling van je omzet, van je winstgevendheid? En hoe gaat het met het betaalgedrag van je klanten? In de boekjes die ik eerder geschreven heb (zie elders deze site) komen diverse onderwerpen aan de orde die meer of minder te maken hebben met het belang van het beschikken over goede informatie. Het is dus zeker zinvol goed na te denken over de vraag wat te doen met de boekhouding.

Helaas is er geen eenduidig antwoord te geven. Het antwoord is immers situatieafhankelijk. Diverse factoren spelen een rol. Ben je startend ondernemer of al enige tijd bezig? Ben je ZZP-er of heb je medewerker(s) op de loonlijst staan? Heb je 1 of meerdere producten / diensten. Heb je enkele of veel klanten en/of leveranciers? Heb je meerdere activa (duurzame productiemiddelen)? Is alles eigen geld of heb je één of meer gelschieter(s)? En niet onbelangrijk: heb je enige affiniteit met cijfers?
Wat te doen met je boekhouding is vooral afhankelijk van enerzijds kennis, geld en tijd en anderzijds van de complexiteit van je boekhouding. Ik werk dat hieronder uit.

Een breed geaccepteerd uitgangspunt is: doe de dingen waar je goed in bent en laat anderen de dingen doen waar je niet goed in bent. Je zult je onderneming gebouwd hebben op of rondom hetgeen waar je goed in bent. Dus concentreer je vooral daarop. Dat zal immers je inkomen moeten opleveren. Natuurlijk is er een grijs gebied. Dingen die je wel kan of zou kunnen, doch liever niet doet. Het voeren van een boekhouding kan hier een voorbeeld van zijn. Wat te doen met dat soort dingen is inderdaad situatieafhankelijk.

Een ander belangrijk uitgangspunt is: zorg dat je uitgaven niet (langdurig) hoger zijn dan je inkomsten. Natuurlijk, als je een buffer hebt (bijv. spaargeld), dan kunnen tijdelijk hogere uitgaven daaruit gedaan worden. Maar, als je langdurig meer uitgeeft dan dat er binnenkomt, dan zullen er op enig moment grote problemen ontstaan. Als je de boekhouding niet zelf wilt doen, vergewis je er dan van of er voldoende inkomsten zijn om ook deze (extra) uitgaven te kunnen doen.

We hebben allemaal 24 uren per dag. Van belang is: hoe vul je de dag in? Het is dus altijd een kwestie van prioriteit: wat doe je wel en wat niet en waarom? Als je veel tijd bezig bent met je werk, moet je dan daarnaast (in je vrije tijd) ook nog de boekhouding doen? Als je weinig tijd bezig bent met je werk, dan heb je mogelijk voldoende tijd beschikbaar om de boekhouding te doen. Tijd heeft, zoals gebruikelijk, een nauwe relatie met geld.

Een startende onderneming zal meestal geen complexe boekhouding hebben. Deze complexiteit neemt toe naarmate de hoeveelheid producten en/of diensten toeneemt, als je van handel overstapt naar eigen productie, naarmate het aantal klanten en leveranciers toeneemt. Anders gesteld: een boekhouding wordt complexer naarmate het aantal grootboekrekeningen en dagboeken dat je gebruikt, toeneemt. En dan wordt van belang: hoe ver reikt jouw kennis? Een simpele boekhouding kan je misschien nog aan. Een simpele boekhouding kun je in een spreadsheet voeren. Daar heb je geen boekhoudpakket voor nodig. Hoewel zo’n pakket natuurlijk  een handig hulpmiddel kan zijn. Goede pakketten beschikken over helpfuncties om de gebruiker te ondersteunen.

Hieraan gerelateerde vragen, doch in feite losstaand, zijn: wie doet de BTW aangifte en wie doet (ingeval je één of meer medewerkers in dienst hebt) de salarisadministratie?
Van belang is natuurlijk ook welke eisen je stelt aan de boekhouding. Wil je alleen het verleden vastleggen of wil je ook beschikken over toekomstgerichte informatie voor je bedrijfsvoering (zie ook 2e alinea)?

Het zal duidelijk zijn dat je eerst diverse onderliggende vragen moet beantwoorden alvorens je de vraag ”boekhouding: zelf doen of niet?” goed kunt beantwoorden. Het is immers sterk situatieafhankelijk. Als je bijv. iemand in je omgeving hebt die de kennis, ervaring en de tijd heeft om je te helpen, dan kan dat je keuze vergemakkelijken.

Natuurlijk zijn er wel een paar algemeenheden. Voor een startend ZZP-er is het vaak mogelijk om de boekhouding zelf te doen. Het kan zelfs slim zijn om het (in het begin) zelf te doen, om zo enige bekendheid te krijgen met de financiële kant van de eigen onderneming. Is de onderneming groter geworden en is daarmee de complexiteit van de boekhouding (en de informatiebehoefte) toegenomen, dan zal het waarschijnlijk verstandig zijn de boekhouding niet zelf te doen.

Een aspect dat je in je overwegingen zeker niet moet vergeten is de kans op fouten en de mogelijke consequenties van gemaakte fouten.  Een vergissing is snel gemaakt. Zeker als je met iets bezig bent waarin je niet goed thuis bent en/of waarnaar je interesse niet uitgaat. Dat is dan een risicofactor waar je zeker rekening mee moet houden. Fouten in de administratie leiden tot foutieve informatie en kunnen daardoor leiden tot foutieve besluiten. En dat vergt dan weer herstelacties. Tenzij je de fout niet eens opmerkt, wat nog veel vervelender kan zijn. Ook kunnen fouten bijv. leiden tot verkeerde BTW-aangiften. En dan loop je weer het risico op boetes. Kortom, als je zelf de boekhouding wilt gaan doen: wees bewust van de (fout)risico’s en neem dat in je overwegingen mee.

Als je op enig moment besluit de boekhouding door een derde te laten doen, dan komt natuurlijk de vraag: wie? Realiseer je daarbij dat degeen die jouw boekhouding gaat doen financieel nogal wat te weten komt over jou. En aan wie vertrouw je dat toe? Wil je dat iemand uit jouw (privé) omgeving zoveel over jou te weten komt, of juist niet? Ook als je gaat voor een onbekende derde. Let dan op dit vertrouwelijk aspect, let op een persoonlijke klik.

En als je boekhouddiensten gaat inkopen, doe dat – net als bij andere inkopen – vooral zakelijk verantwoord. Geef goed aan wat je verwacht. Leg je niet voor lange tijd vast en hou het – zeker in het begin – flexibel. Laat op uurbasis – onderbouwd! – factureren. Hou dus vooral grip op de kosten en zorg dat je tijdig op zoek kan naar een ander als je niet (voldoende) tevreden bent over de geleverde diensten. Wat bij dit keuzeproces handig kan zijn is je oor te luisteren leggen bij collega’s: met wie doen zij zaken en hoe tevreden zijn zij? Let wel: wat voor een collega van toepassing is hoeft niet voor jou van toepassing te zijn (denk bijv. aan de persoonlijke klik). En wees attent voor de wens om “voor een dubbeltje op de eerste rang te willen zitten”. Nog zo één: goedkoop kan duurkoop zijn.
Vorige pagina