Administratie / Financien

1.     WAAROM EEN ADMINISTRATIE? Een (financiële) administratie voert u niet alleen vanwege wettelijke vereisten, maar ook voor uzelf. Een goed opgezette administratie kan een grote hoeveelheid informatie opleveren. Informatie die u nodig heeft voor het aansturen (en mogelijk ook bijsturen) van uw organisatie. Het is dus van groot belang de boekhouding (het rekeningschema etc.) zodanig in te richten dat er informatie uitkomt die voor u van belang is. Inventariseer dus welke informatie voor u van belang is en pas de boekhouding daar op aan. (Uiteraard, voorzover dat niet in conflict is met geldende voorschriften.)
 
2.     ADMINISTRATIE EN INFORMATIE. Een boekhouding (financiële administratie) voert u dus ook voor de eigen informatie. Hoe goed bent u echter in het lezen (interpreteren) van financiële informatie? Wat zegt u een balans en een resultatenrekening? “Cijfers liegen niet” luidt het gezegde. Maar, bent u in staat dat te controleren? Als u financieel-administratief niet goed onderlegd bent, dan kunt u beter een deskundige de financiële informatie laten “vertalen” in voor u bruikbare management informatie. Bovendien: management informatie bestaat niet alleen uit financiële informatie, doch ook uit andere – voor u van belang zijnde – informatie. Het is zaak om aan management informatie voldoende aandacht te besteden. Immers: als u beschikt over onjuiste of onvolledige informatie dan neemt de kans op foute besluiten fors toe. Ingeval uw organisatie de benodigde deskundigheid ontbeert, dan kunt u eenmalig een Management Informatie Systeem laten ontwerpen door een externe deskundige op een zodanige wijze dat de maandelijkse invulling relatief eenvoudig is uit te voeren. Het is dan waarschijnlijk niet nodig iedere maand externe hulp in te schakelen. Wel is het raadzaam het M.I.S. geregeld te evalueren (om eventueel wijzigingen bij te blijven).
 
3.     INFORMATIE OP MAAT. Juiste besluiten nemen kunt u slechts als u beschikt over juiste (en volledige) informatie. Het is dus zaak om goed geïnformeerd te zijn. Goed wil zeggen: naar behoefte! Overdaad voegt niet toe. Bovendien, het verzamelen van informatie kost geld. Een M(anagement) I(nformatie) S(ysteem) dient dus op maat te zijn. Waak er voor dat niet iemand een tabelletje voor u zit te maken, waar u vervolgens niets mee doet. Verloren tijd; verloren geld. Vooral als er incidenteel om een overzicht wordt gevraagd, gebeurt het niet zelden, dat in volgende maanden het overzicht weer wordt gemaakt omdat verondersteld wordt dat daar behoefte aan is. Is uw organisatie wat groter met daardoor wat meer informatiestromen, pas dan eventueel het “piep-systeem” toe. Heeft u twijfel inzake de waarde van bepaalde informatievoorziening: laat het dan enige tijd niet verstrekken. Als personen de informatie dan missen, dan zullen ze er navraag naar doen. En hoort u geen “gepiep”, dan wordt de informatie kennelijk niet (erg) gemist.
 
4.     HOUDT UW BOEKHOUDING ACTUEEL. Zoals met veel zaken: handel tijdig! Zorg dat u inzicht blijft houden in uw financiële situatie. Hoe ontwikkelingen banksaldo en uw vorderingen en uw schulden zich? Actualiteit van informatie is van groot belang!
 
5.     ACTIVA. Heeft u meerdere activa (duurzame productiemiddelen zoals machines) op uw balans staan, zorg dan voor een goede (onderliggende) registratie in een activa-administratie. Geef de activa unieke codes en boek uw aankoopfacturen met die codes. Als u dan later gaat reviseren, inruilen of dergelijke, dan kunt u de betrokken waardes gemakkelijk achterhalen en uw balans op een correcte wijze aanpassen. Ook bij het plegen van onderhoud is het makkelijk om bij het boeken van de kosten (of al eerder bij de bestelling) te refereren aan deze codes, zodat u de juiste kosten bij de juiste machine heeft.
 
6.     FINANCIERING. Als u, bijvoorbeeld vanwege de aanschaf van een dure machine, aanvullend (vreemd) vermogen nodig heeft, dan zult u normaliter aankloppen bij uw huisbankier. Een goede zaak: zij kennen u en uw organisatie en kunnen derhalve met een goed financieringsaanbod komen. Maar, zullen ze dat ook doen? In wezen is het sluiten van een lening een inkoopactiviteit: u koopt een dienst in. Zeker als het gaat om een (relatief) fors bedrag, dan kan het zinvol zijn om ook eens alternatieve financiers te raadplegen. Naast andere banken kunt u bijvoorbeeld ook eens kijken naar mogelijkheden om te leasen. Dus, net als bij inkopen (zie hoofdstuk Overig): accepteer niet zomaar hetgeen u wordt aangeboden.
 
7.     PROCEDURES. In een organisatie vinden er vele verhandelingen plaats, ook wel procedures genoemd. Een voorbeeld: het opstellen van een offerte. Wie doet wat, wie is geautoriseerd de offerte goed te keuren, en dergelijke Hoe groter een organisatie wordt, waardoor meerdere personen zich bezighouden met deelgebieden, des te complexer wordt de organisatie. Bij het groter worden van een organisatie neemt de behoefte aan duidelijke structuren toe. Zorg dus voor procedurele beschrijvingen zodat duidelijk wordt op welke wijze taken c.q. combinaties van taken, uitgevoerd dienen te worden. De beschrijvingen dienen liefst zo te zijn dat een invaller of een opvolger na het lezen er van in voldoende mate geïnformeerd is om daarna (vrijwel) zelfstandig aan de slag te kunnen. Let wel: procedurele beschrijvingen zijn geen werkbeschrijvingen. Deze laatste kunnen er overigens wel uit voortkomen.
 
8.     INKOMENDE FACTUREN. Het lijkt zo vanzelfsprekend: er komt een factuur binnen, wordt geboekt en wordt betaald. Maar: is die factuur wel correct? Komt de factuur overeen met de bestelling en met hetgeen geleverd is? Zorg voor een afdoende controle van de inkomende facturen en voorkom dat u teveel betaalt. Meestal wordt deze controle en verdere afhandeling beschreven in een procedure. (Zie voorgaand punt.) Ook is het verstandig duidelijke spelregels af te spreken inzake het indienen van declaraties. (Bijvoorbeeld in de vorm van een procedure.) Laat bijvoorbeeld declaraties goedkeuren door de directe leidinggevende alvorens de declaratie geboekt en uitbetaald wordt. Een belangrijk uitgangspunt bij inkomende facturen en declaraties: betaal pas nadat u overtuigd bent dat u terecht betaalt. Nog een waarschuwing: pas op voor “schijnfacturen”. Er zijn bedrijven die u ongevraagd een bestelling toesturen in de vorm van een factuur. Pas nadat u deze “factuur” betaald heeft wordt het artikel of de dienst geleverd. Als u niet betaalt gebeurt er ook niets. Niets doen dus!
 
9.     FUNCTIESCHEIDING. Een onderwerp uit de Administratieve Organisatie, verband houdende met de voorgaande twee. Als een persoon uit uw organisatie bestellingen kan uitvoeren, de inkomende facturen daarvan alsmede de betaling van die facturen kan goedkeuren, zonder dat er verder nog iemand (inhoudelijk) bij dat traject betrokken is, dan is er een potentieel frauderisico. Onderschat u dat risico niet! Iemand die bijvoorbeeld in financiële problemen geraakt kan voor verrassingen zorgen. Het is uw taak dat zoveel mogelijk te voorkomen. Zet functies zodanig in elkaar dat er tenminste 2 personen nodig zijn om frauduleuze handelingen uit te voeren. De drempel is dan hoger.
 
10.  BUDGETTEN. Veelal wordt bij dit begrip gedacht aan grote(re) organisaties. Dat is een misvatting. Budgetten zijn immers niets anders dan een financiële vertaling van taakstellingen. Wat gaat u doen en wat hebt u daar voor nodig? Hierover nadenken is de essentie van het ondernemerschap. Niets gaat immers geheel uit zichzelf. En later kunt u de gerealiseerde cijfers vergelijken met de budgetten en de verschillen analyseren. Dat geeft u weer informatie om zonodig bij te sturen daar waar het niet geheel volgens plan verloopt. Budgetten zijn een belangrijk management-tool voor het bereiken van doelstellingen. Een adequaat gebruik is dan wel een voorwaarde. Het is vooral zinvol budgetten in te richten voor kosten waar u grip op heeft. Het signaleren van verschillen, deze te analyseren en vervolgens na te gaan welke consequenties u daaraan dient te verbinden, is dan een zinvolle bezigheid. Budgetten dienen dus geen al te vrijblijvend karakter te hebben. Voorts kunnen budgetten een goed hulpmiddel zijn om verantwoordelijkheden te delegeren. Een geregelde voortgang­bespreking met de betrokkene geeft u dan inzicht in de ontwikkelingen en geeft u mogelijkheden adequaat te reageren. Indien u verkoopbudgetten wilt opstellen let u er dan op dat ze zowel haalbaar zijn alsook uitdagend. Het werken met budgetten kan goede resultaten opleveren, mits er op een juiste wijze gebruik van wordt gemaakt. Dat vergt echter enige ervaring.
 
11.  CASH FLOW. Diverse bedrijven zijn failliet gegaan, niet zozeer omdat ze met verlies draaiden (sommige zelfs met winst), maar omdat ze op een gegeven moment niet aan hun (betalings)verplichtingen konden voldoen. U hoeft in wezen maar één (voormalig) leverancier te hebben die het wachten op een betaling zat is en de stap neemt het faillissement aan te vragen en u bent de pineut. Houdt uw geldstromen (de cash flow) dus goed in de gaten, zeker als uw organisatie – financieel bezien – geen stevige basis heeft. Een cash flow prognose kan dan een zinvol management-tool zijn. Prognosticeer uw inkomsten en uitgaven per maand. Komt u daarbij – tijdelijk – in de min, kijk dan allereerst of u kunt bijsturen en zo niet, kijk dan of u de tijdelijke dip kunt opvangen met rekening courant krediet bij uw bank. Wees voorbereid, waardoor u adequaat actie kunt ondernemen en “paniekvoetbal” vermeden kan worden.
 
12.  WANBETALING. Omdat ook uw afnemers in betalingsproblemen terecht kunnen komen, is het zaak om met uitblijvende betalingen adequaat om te gaan. Rekent u maar eens uit hoeveel u weer moet verkopen om een eventuele non-incasso te compenseren en het belang van een adequate aanpak van wanbetaling zal u duidelijk blijken. Voorwaarde voor een adequate aanpak: er mag geen sprake zijn van een geschil. Betaalt uw afnemer niet omdat er een geschil is, dan is het zaak het geschil zo spoedig mogelijk op te lossen. Van wanbetaling is dus in wezen alleen sprake als er geen geschil is en uw afnemer – ondanks aanmaningen – niet tot betaling overgaat. Alvorens u – juridisch bezien – succesvol het incassotraject in kunt gaan, dient u uw afnemer tenminste een keer schriftelijk te hebben gewezen op zijn betalingsachterstand. Vervolgens moet u hem er schriftelijk op wijzen dat u incassomaatregelen zult treffen als betaling verder uitblijft. Daarbij dient u dan aan te geven dat alle kosten, voortvloeiend uit de incassomaatregelen, voor rekening van de afnemer zullen komen. Refereer daarbij eventueel aan uw algemene voorwaarden. Mocht ondanks dit soort duidelijke aanmaningen, eventueel ondersteund door een telefonische maning, betaling toch uitblijven, dan resteert u niet veel meer dan de incasso daadwerkelijk uit handen te geven. U heeft daarbij de keuze uit diverse incassodiensten: incassobureaus, gerechtsdeurwaarders en juristen. Een incassobureau kan niet veel meer doen dan opnieuw uw afnemer aanmanen, zowel schriftelijk als telefonisch. Lukt dat niet en lijkt het onvermijdelijk gerechtelijke stappen te ondernemen, dan moeten ook zij juristen inschakelen. Geeft u de incasso uit handen aan gerechtsdeurwaarders en juristen, dan is die gerechtelijke stap vaak wat simpeler te zetten. Het voordeel van het inschakelen van gerechtsdeurwaarders en juristen bij de incasso kan ook zijn dat uw afnemer mogelijk meer onder de indruk is van een aanmaning van een gerechtsdeurwaarder c.q. jurist in plaats van een incassobureau.
 
 
 
  Vorige pagina